OptiMor لمكاتب المحاماة والمحاسبة والاستشارات

في مكتب محاماة أو محاسبة لا يسأل المتصل عادةً عن موضوع الملف بل عن مواعيده: متى الجلسة، ومتى ينتهي أجل الإقرار، وإلى أين تُسلَّم المستندات. يتعامل المساعد مع هذه الأسئلة الثلاثة كلٍّ على حدة؛ فيفتح الموعد لدى المختص الذي يقع الموضوع في نطاقه، ولا يقرأ حالة الملف إلا بعد التحقق من الهوية، ويذكر التاريخ القريب دون أن ينطق بموضوع الملف على الهاتف. وكل سؤال يطلب رأيًا يُحال إلى المختص المسؤول.

ما الذي يُراعى في هذا القطاع؟

حدود المساعد لا تقل أهمية عما يفعله.

إبداء الرأي صلاحية مهنية

لا يتوقع المساعد نتيجة الدعوى، ولا يذكر حظوظ الكسب، ولا يفسّر التشريع، ولا يقترح ما ينبغي فعله. وما إن تُطرح هذه الأسئلة حتى يُحال الحديث إلى المختص المسؤول.

لا يُحتسب أي أجل

لا يحسب المساعد مدد التقادم والاعتراض وتقديم الإقرار، ولا يصوّرها قابلة للتمديد، ولا يقرأها على ضوء تعديل تشريعي؛ فالعجلة تُؤشَّر فقط ويصل السجل إلى المختص المسؤول في المقدمة.

موضوع الملف لا يُنطق على الهاتف

حتى بعد إتمام التحقق لا يُذكر اسم القضية ولا طبيعة العمل صوتًا، بل تُقرأ المرحلة الإجرائية وحدها. فقد يكون بجانب المتحدث شخص آخر وقد يصل الموضوع إلى الطرف المقابل.

ذكر اسم الموكّل يحتاج إذنًا مستقلًا

لا يُستخدم اسم الموكّل الراضي ولا اسم مؤسسته في التعريف بالمكتب دون إذن صريح. والمشاركة في تقييم الخدمة لا تُعد قبولًا لذكر الاسم، ويُقبل الرفض من المرة الأولى.