Bu alanda en sık gelen talepler
- Konuyu genel hatlarıyla anlatıp doğru uzmandan randevu almak
- Dosyada en son hangi işlem yapıldı, sırada ne var
- Yaklaşan duruşma ya da beyan son tarihini teyit etmek
- Görüşmeye hangi evrakla gelineceğini sormak
- İlk görüşme ücretini ve ücretlendirme modelini öğrenmek
- Kesilen faturanın kapsamına ya da vadesine itiraz etmek
Asistan bu sektörde ne yapar?
Görüşmeyi konuya bakan uzmana açar
Vergi konusuyla iş hukuku konusu aynı masaya düşmez; yanlış uzmanla kurulan görüşme iki tarafın da gününü harcar. Asistan anlatılan konuyu büronun tanımlı uzmanlık alanlarıyla karşılaştırır ve randevuyu o uzmanın müsait saatine açar.
Süreyi işaretler, yorumlamaz
Yasal ya da idari bir sürenin kaçması telafi edilemez, ama o süreyi hesaplamak asistanın işi değildir. Konuşmada bir yasal süre anıldığı anda kayıt öncelikli kuyruğa alınır ve sorumlu uzmana acil olarak düşer.
Dosya bilgisini yalnız doğrulanan kişiye okur
Dosya numarası ya da kimlik bilgisi eşleşmezse asistan dosyanın varlığını bile bildirmez. Doğrulama tamamlandığında yalnız durum, son işlem ve sonraki tarih okunur; sonucun ne olacağı hakkında tek kelime edilmez.
Duruşmayı konusunu anmadan hatırlatır
Telefonu açan kişinin yanında başkası olabilir; bu yüzden hatırlatmada dava adı ve dosya konusu geçmez. Asistan yalnız tarihi, yeri ve saati söyler, yanında bulunması gerekenleri okur ve teyidi kaydeder.
Beyan dönemini evrak listesiyle duyurur
Beyan son günü kaçarsa ceza müşteride, sorumluluk büroda kalır. Asistan dönem başlangıcını, son tarihi ve istenen evrak listesini birebir okur; evrakı yetiştiremeyeceğini söyleyen müşteriyi geciktirmeden sorumlu uzmana bağlar.
Fatura hatırlatmasını ilişkiyi bozmadan yapar
Hizmet sürerken yapılan sert bir tahsilat konuşması müvekkili başka bir büroya gönderir. Asistan fatura numarasını ve vadesini okur, ödeme sözünü kaydeder, hizmetin durdurulacağını ima etmez ve kapsam itirazını uzmana taşır.
Öne çıkan kanallar
- Telefon
- E-posta
- Web sohbeti
Bu sektörde nelere dikkat edilir?
Asistanın sınırları da en az yaptıkları kadar önemlidir.
- Görüş vermek meslek yetkisidir
- Asistan davanın sonucunu tahmin etmez, kazanma ihtimali söylemez, mevzuat yorumlamaz ve ne yapılması gerektiğini önermez. Bu sorular sorulduğu anda görüşme sorumlu uzmana aktarılır.
- Süre hesabı yapılmaz
- Zamanaşımı, itiraz ve beyan süreleri asistan tarafından hesaplanmaz, uzatılabilir gösterilmez, mevzuat değişikliğiyle yorumlanmaz; aciliyet yalnız işaretlenir ve kayıt öncelikli olarak sorumlu uzmana düşer.
- Dosya konusu telefonda telaffuz edilmez
- Doğrulama yapılmış olsa bile dava adı ve işin konusu sesli olarak açılmaz; yalnız süreç durumu okunur. Muhatabın yanında başkası bulunabilir ve konu karşı tarafa ulaşabilir.
- Referans için isim ayrı izin ister
- Memnun müvekkilin adı ya da kurumu, açıkça izin vermeden tanıtımda kullanılmaz. Değerlendirmeye katılmak referans olmayı kabul etmek sayılmaz ve ret ilk seferde kabul edilir.
Sık sorulan sorular
Asistan ilk görüşme ücretini ve ücretlendirme modelini söyleyebilir mi?
Büronun bilgi tabanında tanımlıysa asistan hizmet kapsamını, ücretlendirme modelini ve ilk görüşme ücretini birebir okur; saatlik, maktu ve başarıya bağlı modeller birbirine karıştırılmaz. Pazarlık yapmaz, indirim tanımlamaz ve sonuç garantisi içeren hiçbir ifade kurmaz; ücreti yüksek bulan arayan doğrudan uzmana aktarılır.
Karşı taraf ya da müvekkilin bir yakını dosya hakkında bilgi isterse ne olur?
Vekâlet ilişkisi dışındaki hiç kimseye, müvekkilin yakını bile olsa, kayıt hakkında bilgi verilmez. Asistan doğrulama sorularını geçemeyen kişiyle görüşmeyi nazikçe bitirir, büroda randevuyla bilgi alınabileceğini söyler ve talebi ilgili uzmana not olarak bırakır; ısrar hâlinde konuşma uzatılmaz.
Randevu istenen konu büronun çalışma alanı dışındaysa ne yapılır?
Anlatılan konu büronun tanımlı uzmanlık alanlarından hiçbirine oturmuyorsa asistan tahmin yürütmez ve rastgele bir uzmana randevu açmaz. Konuyu genel hatlarıyla kaydeder, arayanı bilgilendirir ve talebi büro yönetimine bırakır; başka bir büro ya da meslektaş önermek asistanın işi değildir.
Müvekkil duruşmaya gelemeyeceğini söylerse asistan ne yapar?
Bu bir randevu iptali gibi ele alınmaz. Asistan gerekçeyi ve varsa önerilen yeni tarihi ham hâliyle, yorum eklemeden kaydeder, kendi başına erteleme sözü vermez ve durumu acil olarak sorumlu uzmana iletir; katılım zorunluluğu hakkında yorum yapmaz.
Görüşmelerde konuşulanlar büroda nasıl saklanıyor?
Her arama ve mesaj müvekkil kaydına yazılır; görüşme metni ve alınan notlar büro yetkilerine göre görünür olur, dosyayla ilgisi olmayan kişilere kapalıdır. Yanlış numara olduğu anlaşılan kayıt bilgi verilmeden işaretlenir, iletişim tercihini kapatan kişi tekrar aranmaz.
Kendi kurumunuzla deneyin
Ücretsiz deneme paketiyle başlayın; kurulum için kod yazmanız gerekmez.