Bu alanda en sık gelen talepler
- Ön elemeden sonra adaylığın ilerleyip ilerlemediğini takip etmek
- Mülakatı akşama ya da mesai saatleri dışına aldırmak
- Online mülakat bağlantısını veya ofis adresini istemek
- Mülakatta kimlerle görüşüleceğini ve ne getirileceğini sormak
- İşe başlarken istenen evrak listesini öğrenmek
- Özgeçmiş aday havuzunda ne kadar kalacak, silinmesi istenebilir mi
Asistan bu sektörde ne yapar?
Mesai dışı saati baştan seçenek olarak söyler
Aday çoğu zaman hâlâ çalışıyordur; yalnız mesai içi saat sunulursa süreç orada durur. Asistan akşam ve hafta sonu seçeneğini aday sormadan açar, verilen aralığı görüşmecinin müsaitliğiyle karşılaştırır, uyan saat yoksa tanımlı alternatif tarihleri okur.
Ön eleme sorularını herkese aynı sorar
Soru kişiye göre değişirse adaylar karşılaştırılamaz ve karar savunulamaz hâle gelir. Asistan tanımlı soru setini aynı sözcüklerle sorar; ham yanıtları ve hesaplanan puanı ayrı alanlarda tutar.
Kimlerle görüşüleceğini önceden söyler
Adayın en çok merak ettiği şey karşısında kimin oturacağıdır ve bunu bilmeyen aday hazırlıksız gelir. Asistan tarihi teyit eder; online görüşmede bağlantıyı, yüz yüze görüşmede adresi, tahmini süreyi, görüşmecilerin unvanını ve getirilecek belgeleri birebir aktarır.
Aday havuzunu güncel tutar
İletişim bilgisi eskiyen bir havuz zamanla kullanılamaz bir kaynağa döner. Yeni pozisyon açıldığında uygun adaylara ulaşır, yanlış numarayı güncellenmek üzere işaretler, ilgilenmeyen adayın tercihini kaydeder ve tekrar aramaz.
İş teklifini sözde bırakmaz, yazıya taşır
İş teklifi hukuki bir öneridir; telefonda belirsiz kalan koşul sonradan uyuşmazlığa döner. Asistan pozisyon, çalışma şekli ve başlama tarihi gibi koşulları tanımlandığı gibi okur, yazılı gönderimi planlar ve işe başlama evrak listesini eksiksiz aktarır.
Çıkış görüşmesini tarafsız yürütür
Ayrılan çalışan tarafsız bir muhataba daha açık konuşur ve çıkan veri doğrudan işe alımı düzeltir. Asistan gizlilik kapsamını baştan okur, yanıtları yumuşatmadan kaydeder ve ileride yeniden iletişim izni isteyip istemediğini sorar.
Öne çıkan kanallar
- Telefon
- E-posta
- SMS
Bu sektörde nelere dikkat edilir?
Asistanın sınırları da en az yaptıkları kadar önemlidir.
- Sorular kişiye göre değiştirilmez
- Ön elemede ve çıkış görüşmesinde tanımlı soru seti aynı sözcüklerle sorulur. Yaş, medeni durum veya sağlık gibi set dışındaki konular sorulmaz, yönlendirici soru kurulmaz.
- Referans araması adayın onayı doğrulanmadan başlamaz
- Görüşmenin başında yanıtların işe alım süreci kapsamında kaydedileceği ve saklama süresi bildirilir. Referans olarak verilen kişi ancak adayın onayı doğrulandıktan sonra aranır; alınan yanıtlar adayla paylaşılmaz.
- Asistan red gerekçesi açıklamaz, pazarlık yapmaz
- Olumsuz sonuç saygılı bir dille iletilir ama gerekçesi tartışılmaz; ücret, yan hak veya çalışma koşulu üzerinde pazarlık yapılmaz. Gerekçe talebi ve itiraz kaydedilir, insan kaynakları yöneticisine aktarılır.
- Taciz ve ayrımcılık iddiası kaydedilip geçilmez
- Çıkış görüşmesinde psikolojik baskı, ayrımcılık veya taciz iddiası geçerse asistan konuyu sorgulamaz, yorumlamaz ve sıradaki soruya dönmez; görüşmeyi o anda yetkiliye aktarır.
Sık sorulan sorular
Aday yerine telefona başka biri çıkarsa asistan ne söyler?
Asistan önce doğru kişiyle görüştüğünü teyit eder. Karşıdaki kişi aday değilse pozisyon adı, başvurunun varlığı ve sürecin hangi aşamada olduğu söylenmez; görüşme kısa bir özürle kapatılır. Bir kişinin iş arıyor olması, mevcut işvereni duyarsa zarar görebileceği bir bilgidir ve bu yüzden aday dışındaki hiçbir muhataba süreç bilgisi verilmez.
Aday ön eleme sonucunu görüşmenin sonunda öğrenebilir mi?
Hayır. Asistan görüşme sırasında değerlendirme yorumu yapmaz, puanı okumaz, yalnız kurumun tanımladığı sonraki adımı aktarır. Sonuç bir insanın kararıdır ve o karar verilmeden söylenen her cümle sonradan tartışmaya açılır. Bu yüzden olumlu ya da olumsuz sonuç, ön eleme çağrısında değil ayrı bir bildirimle ve kurumun onayladığı metinle iletilir.
Referans olarak verilen kişi adayı tanımadığını söylerse ne oluyor?
Soru setine hiç geçilmez. Asistan referans sorularını sormadan görüşmeyi kapatır, durumu olduğu gibi kaydeder ve yorum eklemeden ilgili uzmana iletir. Adaya referansının kendisini tanımadığı söylenmez; bu bir yanlış anlaşılma da olabilir ve konunun nasıl ele alınacağı insan kaynakları ekibinin kararıdır.
Aday teklifi telefonda kabul ederse işe alım tamamlanmış olur mu?
Sayılmaz. Telefonda verilen olumlu yanıt yalnız niyet olarak kaydedilir; bağlayıcı adım, koşulların yazılı olarak adayın adresine gönderilmesidir. Aday düşünmek isterse kurumun tanımladığı karar süresi söylenir ve takip araması planlanır. Sözlü konuşmada belirsiz kalan bir koşul, işe başlandıktan sonra uyuşmazlığa döner.
Aday mülakata gelmediğinde süreç nasıl devam eder?
Kayıt kapatılmaz. Asistan gelmeme sebebini ham hâliyle kaydeder; aday yeni bir tarih isterse görüşmecinin uygun günleri yeniden sunulur, vazgeçtiyse aynı ilan için tekrar aranmaz. Toplanan sebepler tek tek adayları değil sürecin kendisini anlatır: aynı gerekçe tekrar ediyorsa sorun çoğunlukla ilanın ya da seçilen görüşme saatinin kendisindedir.
Kendi kurumunuzla deneyin
Ücretsiz deneme paketiyle başlayın; kurulum için kod yazmanız gerekmez.