Mesai dışı gelen bir soru sabaha kaldığında müşteri çoktan başka yere yazmış olabilir. WhatsApp'ta otomatik mesaj, bu boşluğu kapatmanın ilk adımıdır; yapay zekâ asistanı ise ikinci ve asıl büyük adımdır.
İki seviye vardır: hazır mesaj ve akıllı yanıt
WhatsApp Business uygulamasındaki basit otomatik mesajlar (karşılama ve mesai dışı yanıtı) herkese aynı metni gönderir. Soruyu anlamaz, cevap vermez; yalnız beklenti yönetir. Yapay zekâ destekli otomatik yanıt ise gelen sorunun içeriğini anlar ve gerçek bir cevap üretir: kargo durumu, iade koşulu, randevu saati, ürün bilgisi.
Akıllı otomatik yanıt nasıl kurulur?
Kurulum dört adımda tamamlanır. Önce WhatsApp numaranızı OptiMor'a bağlarsınız. Ardından bilgi merkezine sık sorularınızı, ürün ve süreç bilgilerinizi yüklersiniz; asistan yanıtlarını buradan üretir. Yanıt tarzını seçersiniz: resmî ya da samimi. Son adımda yayına alırsınız; asistan gelen her mesajı karşılamaya başlar.
Kontrol sizde kalır
İyi bir otomasyonda güven eşiği vardır. Asistan emin olduğu sorulara anında yanıt verir; emin olmadığında veya konu hassassa görüşmeyi ekibinize devreder. Tüm yazışmalar sohbet geçmişinde durur; kim ne yanıt almış, tek ekrandan görürsünüz.
Hangi mesajları otomatiğe almalı, hangilerini almamalı
Otomatiğe uygun olanlar tekrar eden ve nesnel cevabı olan sorulardır: çalışma saatleri, kargo süresi, iade koşulu, fiyat bilgisi, randevu uygunluğu, adres ve yol tarifi. Otomatiğe alınmaması gerekenler ise yargı ve empati gerektirenlerdir: şikâyet ve olumsuz deneyim, istisna talepleri, pazarlık, teknik arıza teşhisi. İyi bir kurgu bu ayrımı baştan yapar; asistan ikinci gruptaki mesajları tanıdığında doğrudan ekibinize devreder.
Karşılama mesajı nasıl yazılmalı
Karşılama mesajı beklenti yönetir, bu yüzden üç bilgiyi taşımalı: kimsiniz, ne kadar sürede dönersiniz, müşteri şimdi ne yapabilir. "Merhaba, OptiMor destek hattına hoş geldiniz. Sorunuzu yazabilirsiniz; asistanımız size hemen yardımcı olacak, gerekirse ekibimize aktaracak." Bu cümle hem bekleme kaygısını azaltır hem de asistanın varlığını dürüstçe belirtir.
Ölçün: hangi mesaj işe yarıyor
Otomasyonun değeri ölçülebilir olmalıdır. Kaç mesaj asistanla çözüldü, kaçı ekibe devredildi, ortalama ilk yanıt süresi ne oldu, hangi konular en çok tekrar etti. Bu dört sayı, hem asistanın bilgi merkezini güncellemeniz gerektiğini hem de ürün ya da süreçlerinizde tekrar eden bir sorun olduğunu gösterir.
Nelere dikkat etmeli?
Otomatik mesajı spam aracına çevirmeyin; müşterinin başlattığı görüşmeye hızlı yanıt esastır. Asistanın bilgisini güncel tutun; kampanya veya süreç değiştiğinde bilgi merkezini güncelleyin. Devir kurallarını netleştirin; şikâyet gibi konular her zaman insana gitsin.
Otomatik yanıtın müşteriyi rahatsız edeceği endişesi yaygındır; oysa doğru kurulduğunda tam tersi olur. Müşteriyi rahatsız eden şey bir asistanla konuşmak değil, mesajının yanıtsız kalmasıdır.
WhatsApp'ta akıllı otomatik yanıtı dakikalar içinde kurmak için OptiMor'u ücretsiz deneme paketiyle deneyin.
Bunu kendi işletmenizde deneyin
Yazıda anlatılan akışı OptiMor'da kurmanız dakikalar sürer. Ücretsiz deneme paketiyle başlayın.
Yeni yazılardan haberdar olun
Müşteri iletişimi üzerine yazdıklarımızı ayda bir e-postayla gönderiyoruz.
İstediğiniz zaman çıkabilirsiniz. KVKK Aydınlatma Metni